Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 4 augustus 2026

1. Inleiding

XTRA (S)MILE CommV hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en respecteert jouw recht op privacy. Wij verwerken persoonsgegevens op een zorgvuldige, transparante en veilige manier, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoe wij ermee omgaan en welke rechten je hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website is:

XTRA (S)MILE CommV
Rozemarijnstraat 2A bus 6
9968 Assenede
België

Ondernemingsnummer: BE 1029.080.225

E-mail: [vul hier het algemene e-mailadres in]

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Onderwerp van je aanvraag
  • Inhoud van je bericht
  • Bevestiging van jouw toestemming via het GDPR-akkoord

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die je zelf vrijwillig aan ons verstrekt.

4. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

  • het beantwoorden van jouw vragen of opmerkingen;
  • het verwerken van contactaanvragen;
  • het verstrekken van informatie over onze dienstverlening;
  • het voorbereiden of opvolgen van een eventuele samenwerking;
  • het onderhouden van de communicatie met (potentiële) klanten;
  • het naleven van wettelijke verplichtingen, indien van toepassing.

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor commerciële profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

5. Rechtsgrond van de verwerking

De verwerking van jouw persoonsgegevens gebeurt op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

  • jouw toestemming, wanneer je het contactformulier invult en het GDPR-akkoord aanvinkt;
  • de uitvoering van precontractuele maatregelen op jouw verzoek;
  • ons gerechtvaardigd belang om vragen van bezoekers en potentiële klanten te beantwoorden;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen, indien deze van toepassing zijn.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij werden verzameld of zolang dit wettelijk vereist is.

Gegevens die via het contactformulier worden ontvangen, worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor een correcte opvolging van jouw aanvraag of een eventuele samenwerking.

7. Doorgifte van persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden niet verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden.

Indien dit noodzakelijk is voor de goede werking van onze website of dienstverlening, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die in onze opdracht handelen, zoals de hostingprovider of de leverancier van het contactformulier. Deze partijen verwerken de gegevens uitsluitend volgens onze instructies en met respect voor de geldende privacywetgeving.

Persoonsgegevens kunnen eveneens worden verstrekt indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

XTRA (S)MILE CommV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Hoewel wij alles in het werk stellen om jouw gegevens optimaal te beveiligen, kan geen enkele vorm van gegevensoverdracht via het internet volledige veiligheid garanderen.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • inzage te vragen in jouw persoonsgegevens;
  • onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
  • jouw persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk mogelijk is;
  • de verwerking van jouw gegevens te beperken;
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • jouw persoonsgegevens in een gestructureerd en gangbaar formaat te ontvangen, indien de wet daarin voorziet;
  • jouw toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.

Wil je één van deze rechten uitoefenen, dan kun je contact opnemen via het e-mailadres vermeld in dit privacybeleid.

10. Klachten

Indien je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, vragen wij je om eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een passende oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heb je steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar externe websites. XTRA (S)MILE CommV is niet verantwoordelijk voor de inhoud, het privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens door deze externe websites. Wij raden aan om het privacybeleid van elke externe website die je bezoekt zorgvuldig te raadplegen.

12. Wijzigingen aan dit privacybeleid

XTRA (S)MILE CommV behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen om het af te stemmen op wijzigingen in de wetgeving, onze dienstverlening of de werking van de website.

De meest recente versie van het privacybeleid is steeds beschikbaar op deze website.